Les dossiers classés dans le placard sont remplis de documents importants tels que les dossiers fiscaux, les certificats et les reçus. On voudrait clarifier à fond, mais on craint beaucoup que les documents importants ne soient éliminés prématurément par accident. Lors du tri, les consommateurs sont souvent incertains de ce qu’ils doivent conserver et du temps de conservation. Une chose est sûre, le moins de documents doivent être conservés à vie dans le classeur.
Les documents à conserver, en fonction de leur délai de conservation
Tout ce qui arrive dans votre boîte aux lettres ne doit pas être archivé. Ceux-ci peuvent être éliminés immédiatement. Cependant, d’autres documents sont soumis à une période de conservation légale. Ces documents doivent nous être envoyés directement ou conservés dans nos archives à long terme. Pour cela, on note :
- Les documents à garder à vie
La carte d’identité, le passeport, le permis de conduire ainsi que les certificats de naissance et de mariage ainsi que les certificats de décès des proches doivent être conservés à vie. En cas de perte, cela peut aider s’il y a des copies de ces documents dans le dossier. Même les certificats scolaires et de travail devraient vraiment être stockés en permanence dans un dossier à la maison, étant donné qu’ils peuvent aider pour l’adhésion à un nouvel emploi.
- Les documents à garder jusqu’à la retraite
Les livres de paie, les certificats de retraite et les contrats de travail, les preuves d’invalidité et de chômage doivent être archivés, du moins jusqu’à la retraite. Bien que ces données soient également stockées dans l’assurance pension. Mais en cas de problème, l’assuré peut prouver son emploi avec de telles preuves. De plus, les certificats d’études tels que les certificats d’inscription ou d’exmatriculation doivent être conservés longtemps.
- Les documents à garder durant une décennie
Pour les indépendants, le stockage des documents fiscaux est presque indispensable. Ce n’est pas obligatoire pour les employés, mais il est généralement recommandé de conserver les avis du bureau des impôts pendant dix ans, car le bureau des impôts peut demander des pièces justificatives déductibles d’impôt pendant dix ans. Soyez donc prêt pour que des documents importants soient disponibles en cas d’urgence.
- Les documents à garder pour six ans
Ce délai s’applique également aux travailleurs indépendants. Durant six ans, les fiches de paie, y compris les certificats et les documents relatifs à la fiscalité doivent être correctement stocké. En prenant comme exemple, les documents d’exportation ou d’importation, les commandes, l’expédition, les documents de fret et de prêt, les baux, les polices d’assurance et les lettres commerciales.
- Les documents à conserver pendant au moins deux ans
Les achats et les services artisanaux sont soumis à la garantie légale d’au moins deux ans. Les garanties peuvent durer encore plus longtemps. Les reçus et les garanties doivent donc être collectés au moins aussi longtemps. Les demandes de garantie ne sont prescrites que si le vendeur l’invoque également en cas de litige.
En tenant compte de ses instructions, il devrait désormais être facile pour tous de cerner les bons dossiers à classer, et ceux à éliminer, pour avoir plus de place dans son placard.
